Den 28 september höll CIOCO2 sin första konferens när +100 CIO-er samlades på Skandias huvudkontor i Stockholm. En av konferensens talare var Maja Robertsson, CDO Quant Service. Maja var nytillträdd CDO när CIOCO2-nätverket träffades för första gången i december 2021. Hon blev starkt engagerad och beslutade sig för att nyttja sina första 100 dagar att bland annat sätta en hållbarhetsagenda för sin enhet, något som även fick starkt bifall hos olika intressenter i bolaget.
Utgångspunkten var enkel för Maja – ”Quant Service arbetar med outsourcing av industriellt underhåll och bidrar därmed till hållbar produktion hos våra kunder. Men för mig var frågan vad vi själva gör för att vara hållbara”, säger Maja.
Med inspiration från Johan Clausén, CIO Skandia, som genomfört digitala städdagar i samband med GDPR och då insett hur stor lagringsmängd som gick att minska, så fick städning bli en av utgångspunkterna i konceptet Quant greenDigi som det digitala hållbarhetsarbetet har samlats under.
”Vi källsorterar men vi städar inte ut vårt digitala skräp”
– Maja Robertsson, CDO Quant Service
En fundering Maja hade initialt var hur mycket arbete det skulle innebära för henne och hennes organisation. Förvånansvärt lite skulle det visa sig. Genom att sammanföra två medarbetare från IT med två medarbetare från kommunikationsenheten så blev genomförande konkretiserat. I maj sattes planen och i september genomförde Quant Service sin första globala greenDigi-aktivitet i form av Quant Service Digital Cleaning Days.
Aktiviteten pågick under 5 dagar varav de första 3 dagarna fokuserade på att informera och skapa en intern medvetenhet genom interna möten, instruktioner och en online utbildning som var obligatorisk för alla som har en IT-arbetsplats. Stort fokus låg på att skapa en medvetenhet genom information och instruktioner i på intranät, skärmsläckare och digital infoskärmar. De sista 2 dagarna var avsatta för själva städningen. Alla regionchefer visade stort engagemang och uppmanade sin personal att sätta av tid för att städa. En tävling, om vilken enhet som kunde städa bort mest men även bäst, utlystes och under hela perioden övervakade IT förändringen av Quants datalagring.
Resultatet? En minskad datalagring om totalt 5,6% vilket i Quant Service fall motsvarar utsläpp från 300 mils bilåkning.
Det viktigaste var dock inte mängden data i sig utan att skapa en baslinje för att ha ett kartlagt utgångsläge. Quant Service har nu tagit beslut att inte öka mängden lagring/per användare och kommer framåt följa den trenden utifrån sin definierade baslinje. Men ännu viktigare är att Maja och hennes enhet har skapat ett stort internt engagemang i frågan där den personalen redan visat att de tar egna initiativ till att driva nya projekt inom greenDigi. Några andra rent konkreta åtgärder som kommit av aktiviteten är att Quant Service har slutit avtal med en leverantör kring återvinning av hårdvara och att de inte delar filer längre utan länkar till dokumenten på OneDrive.
Det har också blivit tydligt att Maja och digitala enheten behöver stötta de interna användarna i högre grad så att alla digitala verktyg nyttjas på rätt sätt och fullt ut. Det har även gett upphov till många konkreta frågeställningar som kommer att drivas vidare tillsammans med deras leverantörer av IT–tjänster.
Men den största insikten Maja vill delge är – se till att komma i gång. Det är inte så viktigt med just vad utan att du börjar någonstans. Engagemanget är stort, nyttja det till att få saker att hända!
Här kan du ta del av Majas presentation från CIOCO2-dagarna den 28 september.